Program studi Perpustakaan dan Ilmu Informasi UIN Maulana Malik Ibrahim Malang melaksanakan Community Development Program pada Senin (23/5) di MAN 2 Kota Probolinggo. Kegiatan pengabdian ini berfokus pada dua aspek, yaitu perpustakaan dan kearsipan dengan dua tim yang terdiri dari dosen dan mahasiswa program studi Perpustakaan dan Ilmu Informasi. Kegiatan awal ini dikemas dalam bentuk forum grup discussion dengan tujuan pemetaan terhadap penerapan sistem perpustakaan dan kearsipan di MAN 2 Kota Probolinggo.
Forum grup discussion (FGD) yang dilakukan oleh Tim Arsip berjalan dengan baik dan lancar. Melalui FGD tersebut ditemukan bahwa manajemen kearsipan di MAN 2 Probolinggo dikelola oleh unit Tata Usaha. Pada unit tersebut terdapat tujuh (7) staf dengan pembagian tugas pokok dan fungsi masing-masing. Sebagai perbandingan disebutkan terdapat 64 orang guru, 18 orang staf sekolah dan 1115 orang peserta didik. Arsip pada unit ini dibedakan menjadi tiga jenis, yakni arsip aktif, semi aktif dan inaktif. Arsip aktif adalah dokumen yang berumur lima tahun ke belakang dari tahun saat ini (Tahun saat ini 2022, maka arsip yang disimpan adalah arsip tahun 2022, 2021, 2020, 2019, dan 2018), sedangkan untuk arsip inaktif adalah arsip yang mempunyai umur lebih dari lima tahun. Contoh arsip yang disimpan mulai dari data kepegawaian, data kesiswaan, data pengadaan sarana-prasarana, surat, data pendidikan (RPP dan perangkat pembelajaran).
Unit Tata Usaha MAN 2 Probolinggo menerapkan manajemen arsip sentralisasi, artinya meskipun pencipta arsip berasal dari unit yang berbeda, namun semua dokumen dan arsip yang berkaitan dengan MAN 2 Probolinggo dihimpun menjadi satu pada unit Tata Usaha. Arsip yang terdapat pada unit Tata Usaha ini juga dicatat secara manual dan digital menggunakan bantuan buku ekspedisi, buku induk dan tabel Excel. Lebih lanjut MAN 2 Probolinggo juga menggunakan aplikasi EMIS (Education Management Information System) untuk menghimpun data siswa sesuai dengan anjuran Kementerian Agama.
Pelabelan pada ordner disesuaikan dengan isi arsip, biasanya dikelompokkan dalam jangka waktu satu tahun. Arsip aktif dan vital di MAN 2 Probolinggo disimpan pada ruang Tata Usaha menggunakan ordner, lemari kaca, lemari kayu, filling cabinet dan dilengkapi dengan pengatur suhu udara. Sedangkan untuk arsip inaktif disimpan pada gudang. Namun tidak ada jadwal retensi serta tidak ada perlakuan khusus seperti pemusnahan atau digitalisasi terhadap arsip yang sudah tidak digunakan tersebut.
Menurut warga MAN 2 Probolinggo yang dalam hal ini diwakili oleh guru dan staf Tata Usaha mengatakan bahwa tidak ada kendala berarti terhadap manajemen kearsipan. “Alhamdulillah, selama ini tidak ada masalah terkait dengan permintaan arsip, yang dalam hal ini berupa surat atau dokumen pelengkap, bagi kami.” Tambah Bu Nawang, selaku guru mata pelajaran yang mengikuti kegiatan FGD Kearsipan. Terdapat juga dukungan aktif dari kepala sekolah terkait dengan kebutuhan dan pengadaan untuk unit Tata Usaha itu sendiri.