LIS Info

Berita

FREEHTML5.co Free HTML5 Template

Kunjungan Virtual Arsip UI: Mengenal Lebih Jauh Tata Kelola Kearsipan

2021-04-29

Kegiatan Kunjungan Virtual Depo Arsip UI diselenggarakan oleh Prodi Perpustakaan dan Ilmu Informasi Fakultas Saintek UIN Maulana Malik Ibrahim Malang pada Rabu (28/4) siang bersama dengan tiga pemateri langsung dari pihak pengelola Depo Arsip UI, yaitu Kepala Kantor Arsip UI, Wahid Nurfiantara, Bayu Setyawan selaku Koordinator Bidang Pengembangan dan Pembinaan Arsip UI, dan Dwi Tirto Kuncoro selaku Koordinator Bidang Manajemen dan Layanan Arsip UI. Kegiatan berkeliling depo arsip UI cukup menyita perhatian mahasiswa yang hadir dalam acara virtual yang diselenggarakan via zoom meeting, di tengah Pandemi Covid-19 yang tak kunjung reda. Pengenalan tata kelola arsip UI dijelaskan oleh Bayu Setyawan bahwasannya seperti pada umumnya pengelolaan arsip UI terdapat proses preservasi dan konservasi, alih media, akuisisi, membuat jadwal retensi arsip, dan sistem manajemen kebijakan yang berlaku sesuai dengan aturan Rektor UI. “Arsip menjadi sebuah hal yang perlu dipahami bersama, oleh karenanya diperlukan pembinaan dan pengembangan kearsipan kepada khalayak”, ungkap Bayu. Dalam pemaparannya, struktur keorganisasian arsip berdampak pada pengelolaan arsip berdasarkan jenis dan nilai gunanya. Lebih lanjut, Bayu membawa audiens menelusuri ruangan-ruangan arsip yang terdapat di UI secara virtual dipandu juga oleh Dwi Tirto Kuncoro. Dalam depo arsip audiovisual, Dwi Kuncoro, Koordinator Bidang Manajemen dan Layanan Arsip UI menjelaskan bahwa di dalam ruang arsip tersebut menyimpan seluruh jenis arsip audio maupun visual yang tertatat pada rak terpisah dengan klasifikasi nomor arsip yang berbeda sesuai dengan skema klasifikasi arsip UI. Secara fisik, tata ruang arsip memiliki sekat yang berbeda dari satu jenis arsip dengan jenis arsip lainnya. Nampak pula pada bagian depan ruang arsip tertata rapi dokumen pidato rektor yang terjajar di dalam lemari kaca. Dwi menambahkan, juga terdapat dokumen vital yang diletakkan di dalam lemari tertutup, bukan di rak dan tidak sembarang orang dapat membukanya demi keamanan arsip. “Klasifikasi arsip berdasarkan subjek kami sebut dengan istilah skema klasifikasi arsip, yang di dalamnya terdapat beberapa subjek utama dan setiap subjeknya memiliki sub-sub klasifikasi yang lebih spesifik”, jelas Bayu. Pada pemeliharaan dokumen arsip UI, penggunaan beberapa teknologi sudah mulai diterapkan mulai dari pemanfaatan dry box untuk penyimpanan file arsip berbentuk audio. “Pemeliharaan arsip UI yang paling rutin dilakukan adalah membersihkan arsip dari debu, melakukan pengecekan suhu udara dan selalu rutin kontrol arsip setiap harinya oleh arsiparis,” tambah Dwi. Begitupun kegiatan alih media, dilaksanakan selama dua kali dalam satu minggu semasa pandemi. Selain itu, arsip-arsip yang telah dilakukan digitasi arsip akan disimpan dalam folder tersendiri di dalam kantor arsip. Kegiatan fumigasi juga dilakukan di UI setiap satu tahun sekali, hal ini merupakan salah satu cara melakukan penjagaan arsip konvensional yang tersimpan di ruang arsip. Pada dasarnya, lanjut Dwi dalam pelaksanaan tata kelola kantor kearsipan, segala bentuk pemeliharaan arsip UI berdasarkan Undang-Undang Kearsipan dan peraturan Rektor. Selain itu, keputusan dari pimpinan dan kerjasama seluruh arsiparis juga menjadi tolok ukur keberhasilan dalam pengelolaan kantor arsip UI, tambahnya. Kegiatan kunjungan virtual depo arsip UI, memberikan kesan tersendiri bagi mahasiswa prodi Perpustakaan dan Ilmu Informasi untuk lebih mengenal kearsipan secara mendalam.